Artículo 85. Corresponde a los Oficiales de Partes de la Sala Superior y del Pleno Jurisdiccional de la Sala Superior, así como de las Salas Regionales:
Cuando el particular opte por tramitar el juicio en la vía tradicional, recibir las demandas, oficios, promociones y demás documentos, presentados en papel o por medios electrónicos, dirigidos a la Sala o Salas a que estén adscritas, asentando de manera legible, en un lugar visible de la primera hoja del documento original y de sus copias, en su caso, el sello oficial del órgano receptor, contenido en un reloj impresor de la fecha y hora de recepción;
Asentar razón en las promociones dirigidas a la Sala o Salas a que estén adscritas, cuando éstas se hayan presentado sin la firma autógrafa o electrónica del promovente.
Registrar la información que corresponda en el Sistema de Control y Seguimiento de Juicios o en el Sistema de Justicia en Línea a través de su Subsistema de Juicio Tradicional, según corresponda;
Turnar de inmediato, en forma electrónica y física, los oficios del Poder Judicial de la Federación que ordenen el cumplimiento de las ejecutorias que hubieren dictado;
Turnar diariamente, en forma electrónica y física, por conducto del archivo de la Sala Superior y del Pleno Jurisdiccional de la Sala Superior o de Sala Regional, al Secretario General de Acuerdos, a los Secretarios Adjuntos de Acuerdos de las Secciones o a los Secretarios de Acuerdos de Sala Regional que correspondan, los documentos recibidos recabando el acuse de recibo respectivo;
En caso de fallas en el funcionamiento del reloj utilizado para la recepción de los documentos impresos, levantar un acta administrativa ante la presencia de dos testigos y el Secretario de Acuerdos que de fe, para hacer constar el hecho, informando de lo anterior al Coordinador, al Presidente de la Sala o al Secretario General de Acuerdos, según corresponda. En este caso, la recepción de la documentación impresa, se realizará asentando manualmente el sello oficial del órgano receptor y la fecha y hora de recepción;
Rendir un informe mensual y anual de actividades a la Junta y al Presidente o Coordinador de las Salas Regionales a la que estén adscritos, y
Las demás que les confieran otras disposiciones jurídicas aplicables y las que les encomiende la Junta.
Sin perjuicio de lo anterior, al Coordinador de Oficialía de Partes de Salas Regionales Metropolitanas y con sedes fuera de la Ciudad de México, le corresponderá rendir los informes a que se refiere la fracción VII del presente artículo, así como vigilar y supervisar que el personal que tenga adscrito cumpla con las obligaciones establecidas en el presente Reglamento para los Oficiales de Partes.
Artículo 86. Corresponde a los Oficiales de Partes de las Salas Regionales, además de las obligaciones señaladas en el artículo anterior:
Cuando el particular elija la vía tradicional, foliar y registrar por número progresivo la entrada en el Sistema de Control y Seguimiento de Juicios o en el Sistema de Justicia en Línea a través de su Subsistema de Juicio Tradicional, según corresponda, las nuevas demandas impresas o presentadas por medios electrónicos, para que, en forma aleatoria y sistematizada, el sistema determine el número de expediente, Sala, Ponencia y Secretario de Acuerdos que conocerán del juicio;
Recibir y revisar los anexos presentados junto con la promoción correspondiente, y, en su caso, sellar al reverso de su última hoja indicando el número de anexos y copias que se reciben y rubricar en el sello para validar su recepción, y
Registrar en el Sistema de Control y Seguimiento de Juicios o en el Sistema de Justicia en Línea a través de su Subsistema de Juicio Tradicional, según corresponda, los anexos de la promoción y turnarlos electrónica y físicamente al archivo de la Sala de manera inmediata.
Artículo 87. Se recibirán promociones en las Oficialías de Partes durante los días que determine el calendario oficial en el horario de 8:30 a 24:00 horas, salvo los días y horas que de manera excepcional autorice el Pleno General.
Artículo 88. Corresponde al Jefe de Archivo de Trámite de la Sala Superior, en el ámbito de su competencia:
Guardar y custodiar físicamente los expedientes impresos en trámite;
Identificar de entre los expedientes concluidos para su resguardo, el plazo de conservación y el periodo de clasificación de la información, de conformidad con el reporte que arroje el Sistema y el catálogo de disposición documental, atendiendo a los lineamientos que expida la Junta;
Elaborar los inventarios de transferencia primaria, a efecto de remitir estos al Secretario General de Acuerdos y a los Secretarios Adjuntos de Acuerdos en la Sección respectiva, en el ámbito de su competencia, para su revisión y autorización;
Identificar los expedientes definitivamente concluidos para su envío al archivo de concentración y aquellos que tengan valor histórico o documental, para efectos de su selección y envío al Archivo Histórico, conforme a los criterios que al respecto emita la Junta;
Elaborar los inventarios de transferencia secundaria y baja documental de los expedientes radicados bajo su custodia, previa revisión y autorización del Secretario General de Acuerdos y a los Secretarios Adjuntos de Acuerdos en la Sección respectiva, en el caso del Pleno Jurisdiccional de la Sala Superior;
Transferir los expedientes listados al archivo de concentración y coadyuvar en su cotejo;
Atender las solicitudes de las áreas autorizadas, de servicios de consulta, reproducción y reenvío de los expedientes al archivo de concentración e informar a la Dirección General de Archivos la reclasificación del expediente;
Cumplir con los lineamientos y otras disposiciones que emita la Junta en materia de administración y operación de archivos, y
Remitir a la brevedad, los expedientes que les sean solicitados por el Pleno Jurisdiccional de la Sala Superior y las Secciones, que no hayan sido destruidos.
Artículo 89. Corresponde al Encargado del Archivo de Concentración:
Recibir para su custodia los expedientes en papel de asuntos concluidos de la Sala Superior, del Pleno Jurisdiccional, de las Secciones, de las Salas Regionales con sede en la Ciudad de México, así como aquellos expedientes que le remitan la Presidencia del Tribunal; relacionarlos y mantener su orden, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables;
Llevar a cabo la administración, organización y resguardo del archivo de concentración con sede en la Ciudad de México, así como atender las solicitudes de las áreas autorizadas, de servicios de consulta, préstamo, reproducción y reenvió de los expedientes al archivo de trámite e informar a la Dirección General de Archivos la reclasificación del expediente;
Llevar a cabo las gestiones conducentes para la destrucción de los expedientes o archivos que se encuentran bajo su resguardo, conforme a los acuerdos de la Junta;
Tener a su cargo la administración del Archivo Histórico, donde recibirá y cotejará los expedientes con valor histórico conforme a los inventarios autorizados, así como organizar, conservar y permitir la consulta de los documentos bajo su custodia;
Coadyuvar con la Dirección General de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control y consulta archivística, así como en la realización de la baja documental de los expedientes radicados en el archivo de concentración con sede en la Ciudad de México, de conformidad con los lineamientos que expida la Junta;
Remitir a la brevedad, los expedientes que le sean solicitados por la Sala Superior, el Pleno Jurisdiccional, las Secciones, la Presidencia del Tribunal, las Salas Regionales con sede en la Ciudad de México; o bien los archivos que le sean requeridos por las áreas administrativas, que no hayan sido destruidos, y
Las demás que le confieran otras disposiciones jurídicas o la Junta.
Artículo 90. Corresponde a los archivistas, a cargo del archivo de trámite de las Salas Regionales:
Recibir física y electrónicamente demandas, oficios, constancias de notificación, promociones y demás documentos en papel, relacionados con los juicios radicados en la ponencia, a fin de ser integrados al expediente respectivo debidamente cosidos y foliados;
Turnar al Secretario de Acuerdos, a más tardar al día siguiente de su recepción, la demanda, promoción, oficio o documento en papel de que se trate, debidamente integrado al expediente respectivo, así como registrar el movimiento en el Sistema de Control y Seguimiento de Juicios o en el Sistema de Justicia en Línea, según corresponda;
Revisar periódicamente los expedientes que se encuentren en el archivo de la ponencia para identificar su inactividad, y en su caso, informar de tal situación al Secretario de Acuerdos que tenga radicado el expediente, para que determine lo que proceda;
Turnar de inmediato a los Secretarios de Acuerdos promociones y oficios urgentes, recursos de revisión, demandas de amparo, cumplimientos de ejecutoria y requerimientos del Poder Judicial de la Federación, así como las solicitudes de petición de medidas cautelares y suspensión de la ejecución del acto impugnado;
Integrar de inmediato y en orden cronológico al expediente físico, los acuses de recibo entregados por Correos de México, correspondientes a las notificaciones realizadas por correo certificado;
Resguardar y custodiar bajo su responsabilidad, los expedientes físicos que se encuentren radicados en el archivo de la ponencia;
Abstenerse de prestar expedientes;
Identificar de entre los expedientes concluidos para su resguardo, el plazo de conservación y el periodo de clasificación de la información, de conformidad con el reporte que arroje el Sistema y el catálogo de disposición documental, atendiendo a los lineamientos que expida la Junta;
Elaborar los inventarios de transferencia primaria, a efecto de remitir estos a los Magistrados titulares de las Ponencias y los Secretarios de Acuerdos respectivos, para su revisión y autorización;
Depurar periódicamente el archivo a su cargo, identificando aquéllos que tengan valor histórico o documental para efectos de su selección y envío al archivo histórico del Tribunal; así como listar los expedientes terminados que constituyan baja documental, por tratarse de asuntos definitivamente concluidos y, en el caso de las Salas Regionales con sede en la Ciudad de México, enviarlos al Archivo de Concentración y coadyuvar en su cotejo;
Elaborar los inventarios de transferencia secundaria y baja documental de los expedientes radicados bajo su custodia, previa revisión y autorización del Magistrado titular de la Ponencia y el Secretario de Acuerdos respectivo;
Atender las solicitudes de las áreas autorizadas, de servicios de consulta, reproducción y reenvío de los expedientes al archivo de concentración e informar a la Dirección General de Archivos la reclasificación del expediente;
Coordinarse con la Dirección General de Archivos para la destrucción de los expedientes dictaminados para baja documental, en los casos de las Salas Regionales con sede fuera de la Ciudad de México;
Cumplir con los lineamientos y otras disposiciones que emita la Junta en materia de administración y operación de archivos;
En los casos de juicios tramitados en la vía tradicional, proporcionar los expedientes para consulta a las partes, sus representantes o autorizados, previa autorización y bajo la supervisión del Secretario de Acuerdos respectivo, en el lugar específico señalado para dicha consulta, cuando estas no se puedan realizar por medios electrónicos;
Vigilar, bajo su más estricta responsabilidad, que ninguna persona ajena al archivo ingrese a éste, y
Realizar las demás tareas que les encomiende el Magistrado Instructor a cuya ponencia se encuentren adscritos.
Artículo 91. Los responsables de cada una de las áreas del Tribunal, deberán guardar la más estricta reserva y confidencialidad respecto de los datos e información, impresa o electrónica, contenidos en los expedientes que se encuentren en sus Salas y de los demás que tengan conocimiento.
Artículo 92. Los responsables de cada una de las áreas del Tribunal, que reciban o envíen documentación con valores administrativos deberán ejecutar las acciones necesarias para la administración de sus archivos y gestión documental, a fin de garantizar su organización, disponibilidad, localización, integridad, conservación y depuración.
Asimismo, deberán cumplir con los lineamientos y otras disposiciones que emita la Junta en materia de administración y operación de archivos.